Říčany získaly ocenění za projekt elektronizace ve veřejné správě

Na konci listopadu se konalo vyhlášení výsledků prestižní soutěže Egovernment The Best – KPMG 2013, která hodnotí a porovnává nejzajímavější projekty elektronizace veřejné správy. V kategorii měst se Říčany umístily na 2. místě za projekt vedoucí k vyšší efektivitě úřadu a jeho otevřenosti klientům.

Soutěž Egovernment The Best – KPMG je společnou snahou magazínu Egovernment a poradenské společnosti KPMG propagovat zajímavé projekty elektronizace, které mohou být inspirací pro ostatní. Magazín Egovernment už dvanáct let sleduje a popularizuje téma elektronizace ve veřejné správě. V tiskové podobě nebo nabídkou konferencí a seminářů se snaží vysvětlovat aktuální témata v této oblasti.

Jednotlivé projekty, které jsou zařazeny do různých kategorií, posuzují odborníci spolupracující s tímto magazínem. „Kategorie jsou určeny tak, aby spolu byly porovnávány projekty stejného rozsahu a dopadu. Jedná se o projekty centrální, projekty krajů, projekty měst a městských částí a projekty obcí. Letos jsme vyhlásili výsledky pouze ve třech kategoriích, protože se nepřihlásila žádná obec,“ sdělil Michal Jirkovský, šéfredaktor magazínu Egovernment.

Nejdůležitějším kritériem hodnocení je celkový způsob, jakým projekt naplňuje podstatu elektronizace. Projekt by měl být snadno šiřitelný, přenositelný, vícekanálový, inovativní, efektivní, vizuálně působivý a doložitelný svým dopadem na uživatele. V neposlední řadě se posuzuje celkový dojem a jeho určitá výjimečnost.

Automatizace 15 klíčových procesů na MěÚ Říčany

Město se do soutěže přihlásilo s projektem, jehož cílem bylo automatizovat vybraných 15 klíčových procesů napříč odbory úřadu, jejich logické vzájemné propojení a pomocí vybraných elektronických formulářů umožnit občanům elektronické podání a sledování postupu jeho vyřizování na úřadu. 

„Automatizované procesní řízení je cesta k vyšší efektivitě práce úřadu, ke zvýšení obslužného komfortu a transparentnosti veřejné správy bez vynaložení ohromných finančních nákladů na administraci,“ říká Vladimír Polánský, radní se zaměřením na fungování úřadu /Klidné město/.

Část procesů zlepšuje fungování činnosti uvnitř úřadu (např. schvalování smluv, vnitřních předpisů, obecně závazných vyhlášek) a druhá skupina procesů zkvalitňuje služby pro občany města a jeho správního obvodu (např. grantové řízení, vyřizování stížností nebo podání žádostí). Automatizace procesů probíhá pomocí SW team assistant.

„Systém zajišťuje evidenci a předávání úkolů v rámci jednotlivých procesů v pevně nastaveném pořadí správným osobám (workflow). Umožňuje průběžné sledování postupu řešení úkolů včetně dodržování lhůt a jejich stavu. Dále systém využívá digitalizaci dokumentů – oběh dokumentů v elektronické podobě – a elektronickou archivaci dokumentů i postupů zpracování jednotlivých úkolů,“ vysvětluje manažerka projektu Věra Likešová s tím, že vedení radnice má tak „bleskový přehled“ o stavu zpracování všech aktuálních úkolů. Během ročního fungování se zpracovalo celkem 3 806 úkolů ve všech 15 automatizovaných procesech.

Systém je vytvořený na míru, otevřený, a komunikuje s dalšími SW úřadu v Říčanech – se spisovou službou Elisa, se SW Rady města a s MS Outlook zaměstnanců. Realizace projektu trvala šest měsíců a prováděla ji společnost Neit Consulting, s.r.o. Na podobě systému se aktivně podíleli zaměstnanci, vedení města i politici a jeho ostrý provoz byl zahájen v červnu 2012.

Letos největší konkurence v kategorii měst

Kromě druhých Říčan obsadil v soutěži první místo projekt magistrátu Jihlava „Připomínkování územních plánů – PUPÍK“ a na třetím skončil projekt „Umíme lépe hospodařit“ města Brandýs nad Labem – Stará Boleslav. „V kategorii měst a městských částí byla letos největší konkurence, když v ní bylo porovnáváno deset projektů. U všech vítězných projektů včetně projektu Říčan jsme pozitivně hodnotili, že se nejedná jen o zefektivnění práce úředníků, ale zároveň se zvyšuje transparentnost fungování úřadu,“ potvrdil Michal Jirkovský.

Příští rok se mohou Říčany s novým projektem soutěže opět zúčastnit. Přihlašování do ročníku 2014 bude otevřeno v dubnu.

Adéla Michalová

tisková zpráva města Říčany